Die folgenden Abschnitte beschreiben aus verschiedenen Perspektiven
- welche schützenswerten Personendaten vom Verein verwaltet werden
- wer darauf Zugriff hat
- wofür sie verwendet werden
Kontaktaufnahme mit Web-Formular
Die im Formular eingebenen Personendaten werden via Mail an den Vereinsvorstand gesendet und via Mail oder Telefon beantwortet.
Zur Absicherung gegen Mailprobleme werden die Eingaben auch auf dem Web Portal abgelegt wo sie der Systemadministrator periodisch löscht.
Aufnahmegesuch mit Web-Formular
Die im Formular eingebenen Personendaten werden via Mail an den Vereinsvorstand gesendet und daraufhin von den Verantwortlichen in die Systeme eingepflegt.
Zur Absicherung gegen Mailprobleme werden die Eingaben auch auf dem Web Portal abgelegt.
Vereinsmitgliedschaft
Für jedes Vereinsmitglied sind die folgenden Daten abgelegt:
- Vorname
- Name
- Adresse
- Telefonnummer(n)
- E-Mail Adresse
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
- Mitgliederkategorie
- Teilname an einem Anlass
- Registration für eine Mail-Newsgruppe
- Familiäre Beziehung zu einem anderem Vereinsmitglied: (Ehe-)PartnerIn, Kind
- Vergangene und ausstehende Rechnungsstellungen der Mitgliederbeiträge
Auf diese Daten kann nur der Vorstand zugreifen.
Teilnahme an einem Training
Die Teilnahme an einem Training wird nicht aufgezeichnet (siehe auch Abschnitt Photos/Videos). Die Trainingsleiter sind in einem vereinsinternen Trainingsplan aufgeführt.
Teilnahme an einem Anlass
Die Anmeldung zu einem Anlass erfolgt über das Tourenportal – sowohl für Vereinsmitglieder als auch Gäste.
Für jeden Teilnehmer sind folgende Daten abgelegt:
- Vorname
- Name
- Adresse
- Telefonnummer(n)
- E-Mail Adresse
- Notfallkontakt
- Esspräferenzen (VegetarierIn, etc.)
- Besitz eines ÖV Abonnements (GA, Halbtax)
Auf diese Daten können zugreifen:
- der Vorstand
- die Tourenleiter
- angemeldete Benutzer des Tourenportals
Photos und Videos
Während Trainings und Anlässen werden Fotos und Videos aufgezeichnet. Eine Auswahl davon kann
- im Bildarchiv des Vereins abgelegt werden (Google Fotos, ohne aktive Gesichtserkennung)
- auf dem Web Portal veröffentlicht werden
- im Organ des STV Baden („Stadtturner“) in gedruckter Form veröffentlicht werden
- im Instagram-Profil des Vereins veröffentlicht werden
Die Publikationen werden durch den Vorstand überprüft und gegebenfalls gelöscht falls sie für den Verein oder die abgebildete Person unvorteilhaft ist.
Löschung der Personendaten
Mit dem Austritt aus dem Verein werden alle gespeicherten Personendaten per Ende Vereinsjahr gelöscht. Der Verein behält sich vor, ein Mitglied im Buchhaltungssystem zu belassen falls ihm gegenüber noch Forderungen offen sind.
Photos und Videos auf denen das ausscheidende Mitglied zu erkennen ist werden nicht aus dem Vereinsarchiv entfernt.
Weitergabe der Personendaten
Die vom Verein verwalteten Personendaten werden weitergegeben an
- den Gesamtverein STV Baden. Der Gesamtverein publiziert runde Geburtstage von Mitgliedern im Vereinsorgan „Stadtturner“
- den Verband „Swiss Ski“ (nur bei Mitgliedern von Swiss Ski)
Im Ausnahmefall kann der Vorstand beschliessen, Personendaten an Dritte weiterzugeben.
Systeme
Auf den folgenden Systemen werden schützenswerte Personendaten abgelegt:
Finanzbuchhaltung und Mitgliederverwaltung
Die Finanzbuchhaltung und Mitgliederverwaltung erfolgt über die Cloud-Lösung Fairgate.
Tourenportal
Die Tourenverwaltung erfolgt über die Cloud-Lösung Droptours von Dropnet.
Web Portal
Auf WordPress existiert für jedes Vereinsmitglied ein Profil mit folgenden Daten:
- Vorname
- Name
- Öffentlicher Name
- E-Mail Adresse
- Passwort (Verschlüsselt)
Das Profil wird aus zwei Gründen benötigt:
- Veröffentlichung von Beiträgen auf dem Portal nur für angemeldete Benutzer
- Anmeldung und Abmeldung von Mail-Newsgruppen nur für angemeldete Benutzer
Web Hosting
Das Web Portal und der Mailserver wird von Netzone gehostet.